Comment faire un tableau de bord de gestion d’entreprise ?
#12 "Mesurer tout ce qui peut être mesuré et rendre mesurable ce qui ne l’est pas"
Salut 👋
Bienvenue dans cette édition #12 de ProfessionDaf ! Cette Newsletter va fêter ses 6 mois et je te remercie de me lire ! Si tu as aimé cet article, n’oublie pas de mettre un petit cœur ❤️ : ça m’aidera à identifier les sujets que je dois creuser ! (Et aussi, ça fait plaisir 😉)
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Si tu me suis depuis le début de cette aventure, tu as compris que j'essaie de partager un aperçu du quotidien de la vie d'un directeur administratif et financier à travers cette newsletter. Ce quotidien, évidemment influencé parfois bousculé par l'actualité, vise un objectif : permettre à l'entreprise de développer son activité. Je l'ai déjà évoqué, cela passe par le fait de s'assurer et faire en sorte qu'elle dispose d'assez de fonds pour faire face à ses échéances. Et ceci nécessite pour l'entreprise de :
piloter cette activité sous l'angle financier en essayant de prévoir demain
comparer la situation réelle à la prévision
améliorer la performance
prendre ce qu'on va espérer être de bonnes décisions.
Pour tenir ce cap, l'histoire et nos quotidiens montrent que les entreprises ont choisi de suivre la maxime attribuée à Galilée et de "mesurer tout ce qui peut être mesuré et rendre mesurable ce qui ne l’est pas". Dans la pratique, cela passe par la mise en place et le suivi de tableaux de bord.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord d’entreprise ?
Un tableau de bord de gestion est un outil stratégique et opérationnel. Il vise à permettre le pilotage de la performance d’une activité en suivant des indicateurs. Ces indicateurs, souvent en lien avec des objectifs à atteindre, permettent de mesurer l'atteinte de ces derniers et de mettre en place des actions correctives si nécessaire. Les tableaux de bord peuvent être réalisés sur Excel ou à l’aide de logiciels spécialisés (Business Intelligence).
Les tableaux de bord offrent plusieurs avantages :
pilotage en permettant de mesurer les résultats et de les comparer aux prévisions
anticipation parce qu'essayant de prévoir les imprévus et trouver des solutions
prise de décision car, grâce à un suivi précis, des décisions éclairées peuvent être prises.
Comment mettre en place un tableau de bord ?
Pour le constituer, il n'est pas inutile de s'interroger sur l'outil à utiliser. Excel offre une grande liberté, il est facile d'accès et on le trouve dans 80% des entreprises (si on en croit Microsoft). Il reste toutefois limité dans la collecte des données et les automatisations. Si c'est un souci, il est possible de se tourner vers les outils de Business Intelligence (BI). Ils ont, en ce moment, le vent en poupe, notamment du fait du développement d'outils no code comme Power Automate, Zapier ou Make, qui dispensent l'utilisateur de devoir écrire un programme informatique. On peut enfin penser à des applications plus complètes du type EPM permettant des reportings automatisés et précis.
Une fois l'outil identifié/choisi, il faut passer aux indicateurs et la constitution du tableau de bord passe par 6 étapes :
Identifier les objectifs
Sélectionner les indicateurs pertinents
Collecter les données stockées dans les outils utilisés (CRM, comptabilité, autres...)
Nettoyer les données, définir les formules de calcul et stocker les données
Mettre en forme l'information sous forme de graphiques, tableaux ou information seul
Analyser et interpréter ces informations pour prendre une décision
En fonction de la typologie de votre activité, vous mettrez différents indicateurs en avant (CA, MRR ou ARR, marge brute, EBE, etc.). N'hésitez pas à vous appuyer sur l’ensemble de vos managers : vous identifierez les indicateurs qui intéresseront réellement les utilisateurs de ce tableau de bord.
L’automatisation de ce dernier est essentielle : collecte et retranscription des données à la main appartiennent au passé ! Automatiser la collecte et le traitement des données permettra la mise à jour fiable et régulière de ce document. Enfin, personne n’ayant envie de chercher une information pendant des heures, votre document doit être clair voire donner envie d'être consulté périodiquement et à une fréquence définie pour permettre d'agir ou réagir "au bon moment".
Tableau de bord et rôle du DAF externe
Un Directeur Administratif et Financier (DAF) à temps partagé peut jouer un rôle crucial dans la mise en place et le suivi des tableaux de bord. Ce professionnel apporte une expertise financière et un regard aidant l’entreprise à structurer ses données, à choisir les bons outils et à analyser les résultats avec précision.
Occupant une place centrale dans la gestion d'une entreprise, le DAF est au croisement de tous les process de l'entreprise :
dans la situation comptable où le DAF assure, d'une part, que les états financiers sont le reflet sincère de l'activité et, d'autre part, qu'ils sont présentés conformément aux normes comptables et fiscales #transparencefinancière
dans la planification financière à travers l'élaboration des budgets et prévisions financières #trésorerie
dans l'analyse des performances financières et le lien avec la réalité opérationnelle pour optimiser la rentabilité et réduire les coûts
dans les relations avec les parties prenantes internes et externes de l'entreprise dans la mesure où il collabore avec ses collègues, les auditeurs, conseillers et institutions financières sur toutes les questions financières
en tant que membre du comité de direction, le DAF externe contribue à la définition de la stratégie de l'entreprise. Il soutient la prise de décision et l'allocation des ressources.
Sa vision d'ensemble de l'activité, soutenue par les tableaux de bord, l'aide à identifier de nouvelles opportunités de croissance et de financement, tout en veillant à la viabilité financière des projets d'expansion.
Un tableau de bord de gestion bien conçu est un atout majeur pour toute entreprise souhaitant piloter efficacement son activité. Il permet de suivre la performance en temps réel, d’anticiper les risques et de prendre des décisions stratégiques éclairées. Dans un environnement économique incertain et volatil, souvent décrit comme un univers VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), la gestion des risques financiers devient primordiale. Pour une mise en place optimale d'un tableau de bord, n’hésitez pas à faire appel à un DAF externe qui saura vous accompagner et vous conseiller tout au long de ce processus.
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PS : chers dirigeants de PME, chez Mondaf, nous sommes là pour vous, accompagner dans cette démarche en vous offrant l'expertise et le soutien nécessaires pour optimiser votre gestion financière et assurer la réussite de votre entreprise.